SAMENWERKEN MET SERICA
Afspraken, betaling en wijzigingen.
Deze pagina beschrijft de gebruikelijke stappen van een eerste aanvraag naar een bevestigde opdracht. Het schriftelijke voorstel, de opdrachtbevestiging, de factuur en de genoemde leveranciersvoorwaarden voor uw specifieke aanvraag zijn bepalend.
Brontekst laatst herzien
26 augustus 2026
Van toepassing op
Opdrachten van particuliere cliënten en partners
VOORDAT U BESLIST
Vooraf weten waar u aan toe bent.
Serica geeft aan wat is inbegrepen, wat nog van voorwaarden afhangt en wie elke specialistische dienst of dienst waarvoor wettelijke eisen gelden, levert. We vermelden ook welke betalingen en toestemmingen nodig zijn voordat we opdrachten aan leveranciers geven. Een aanvraag, gesprek of eerste idee vormt op zichzelf nog geen boeking of toezegging om een dienst te leveren.
VAN AANVRAAG NAAR BEVESTIGING
Eerst de opdracht vastleggen, dan verplichtingen aangaan.
De volgorde kan per aanvraag verschillen. Op ieder beslismoment moet duidelijk zijn waarmee u instemt.
01
De opdracht afbakenen
We leggen vast wie de opdrachtgever is, wie er meegaan, wat het doel en de data zijn, welke keuzes al vaststaan en wie de opdracht en uitgaven mag goedkeuren.
02
Het voorstel beoordelen
Het voorstel beschrijft het werk en de vergoeding van Serica, geraamde of geoffreerde externe kosten, betaalmomenten, uitsluitingen en belangrijke voorwaarden voor de uitvoering.
03
Goedkeuren en betalen
Serica geeft pas opdrachten aan leveranciers of begint met productie waaraan verplichtingen verbonden zijn nadat de vereiste schriftelijke goedkeuring en betaling zijn ontvangen.
BETALING, WIJZIGINGEN EN ANNULERING
Praktische afspraken tijdens een opdracht.
U ontvangt de specifieke commerciële voorwaarden voor uw opdracht schriftelijk voordat u zich vastlegt.
De vergoeding van Serica en externe kosten
De vergoeding voor planning, conciergebegeleiding of productie door Serica staat los van de kosten voor hotels, vervoer, locaties, maaltijden, vakpersonen en andere externe diensten. Waar praktisch mogelijk vermelden we die posten afzonderlijk.
Facturen en betaling
Het voorstel of de factuur vermeldt de valuta, de begunstigde, eventuele belastingen, de vervaldatum en het afgesproken betaalmoment. Stuur geen kaartgegevens, bankinloggegevens of andere betaalinformatie via het contactformulier op de website.
Wijzigingen op uw verzoek
Vraag een wijziging schriftelijk aan. Serica controleert eerst de haalbaarheid, de planning en eventuele wijzigingen in de vergoeding of leverancierskosten. Een leverancier kan wijzigingskosten rekenen, ook als de rest van de opdracht doorgaat.
Annulering door de cliënt
Annuleer schriftelijk. De annuleringsregeling in het door u aanvaarde voorstel is van toepassing. Reeds uitgevoerd werk, overeengekomen vergoedingen van Serica en externe kosten die niet kunnen worden teruggevorderd, kunnen verschuldigd blijven of niet voor terugbetaling in aanmerking komen.
Wijzigingen of annulering door een leverancier
Beschikbaarheid, toegang, vervoer, het weer en beslissingen van leveranciers kunnen het plan veranderen. Serica bespreekt de mogelijkheden voor een alternatief, omboeken of het terugvragen van kosten. Een eventuele terugbetaling hangt af van de voorwaarden van de betrokken leverancier en de bedragen die daadwerkelijk worden terugontvangen.
Uw informatie en goedkeuring
De cliënt zorgt voor juiste namen, reisdocumenten en toestemmingen, en deelt relevante informatie over gezondheid, mobiliteit en voeding via een geschikt kanaal. Ook tijdige goedkeuring door de bevoegde beslisser is de verantwoordelijkheid van de cliënt.
Bevoegde en gespecialiseerde dienstverleners
Vervoer, luchtvaart, beveiliging, medische en juridische diensten en andere diensten waarvoor wettelijke eisen gelden, worden gecontracteerd bij en geleverd door aanbieders met de vereiste kwalificaties. Serica coördineert het plan; de professionele verantwoordelijkheid van de aanbieder blijft bij die aanbieder.
Dringende vragen en noodsituaties
Ondersteuning buiten kantooruren geldt alleen als de samenwerking, het contactkanaal en de verwachte reactie vooraf zijn afgesproken. Serica is geen medische hulpdienst, beveiligingsdienst, juridische nooddienst of overheidsdienst.
EEN PERSOONLIJKE AANVRAAG
Wat wilt u organiseren, wanneer en wie beslist?
We leggen uit welke informatie, voorbereidingstijd en financiële afspraken nodig zijn voordat er verplichtingen worden aangegaan.